Da planilha à lista de convidados, com revisão

Uma pessoa por linha

Use uma coluna para o nome e outras, se precisar, para telefone, e-mail, categoria, família e responsável. Escreva o mesmo nome de família para as pessoas que devem receber um convite juntas. O modelo abaixo contém nomes fictícios: substitua os exemplos antes de importar.

Na tela Convidados do Caszei, escolha Adicionar em lote e selecione CSV ou XLSX. Confira se a primeira linha contém os títulos e escolha qual coluna corresponde a cada campo. Arquivos XLSX usam a primeira aba.

Nome repetido pede uma decisão

Duas pessoas podem ter o mesmo nome. Na prévia, confira os possíveis duplicados e escolha entre ignorar a linha ou adicionar outra pessoa. Uma linha com erro deve ser corrigida antes de entrar na lista.

• Confira nomes e contatos na prévia
• Use Pessoa 1, Pessoa 2, Do casal ou os nomes do casal para o responsável
• Revise a categoria e a família de cada linha
• Remova linhas vazias e substitua os dados fictícios

Confira o resultado antes de seguir

A importação mostra quais linhas foram salvas e quais precisam de atenção. Se uma linha falhar, use Tentar novamente na mesma janela para repetir somente as linhas pendentes. As pessoas já salvas ficam preservadas.

Depois, confira Famílias e convites. Filtre a lista e use Exportar para baixar todos, os filtrados ou somente os selecionados. A gestão de convidados faz parte do Plano Caszei de R$ 20,00 por mês.

Escolham uma versão de referência antes de abrir o arquivo

Quando cada pessoa do casal mantém uma planilha, o primeiro trabalho é reunir as versões. Comparem os nomes, resolvam as diferenças e escolham qual arquivo será usado na importação. Guardem uma cópia dessa versão antes de editar. Assim, se um telefone desaparecer ou uma família parecer incompleta, vocês conseguem conferir o que estava na origem sem depender da memória.

Combinem também quem fará a importação. Enviar o mesmo arquivo por duas contas não é uma forma de dividir o trabalho. A outra pessoa pode revisar a prévia e conferir o resultado. Depois que começarem a organizar as respostas no Caszei, decidam onde serão feitas as próximas alterações para não manter duas listas diferentes como se ambas fossem a versão atual.

Preparem as colunas para representar pessoas de verdade

Usem nomes completos quando estiverem disponíveis e mantenham cada pessoa em sua própria linha. ‘Tios de Curitiba’ pode ajudar numa anotação inicial, mas não identifica quem vai responder nem quantas pessoas precisam entrar no planejamento. Troquem esse tipo de descrição pelos nomes antes de importar. Para crianças e acompanhantes já conhecidos, adotem o mesmo cuidado.

O modelo CSV do Caszei traz Nome, Telefone, E-mail, Categoria, Família e Responsável. Substituam todos os exemplos, inclusive a família fictícia. Se a planilha tiver outras colunas, confiram o mapeamento e ignorem aquilo que não será usado. Não coloquem endereço, observações de saúde ou informações financeiras numa coluna destinada ao nome só para transportar esses dados junto.

Distingam família, categoria e responsável

Esses campos respondem a perguntas diferentes. Família indica quem será reunido no mesmo convite; categoria organiza a relação social, como família ou amigos; responsável identifica o vínculo com uma das pessoas do casal ou com ambos. Um casal de amigos pode compartilhar um convite sem pertencer à mesma categoria de outros parentes que têm o mesmo sobrenome.

Padronizem a escrita dos agrupamentos. Se uma linha usa ‘Família Oliveira’ e outra usa apenas ‘Oliveiras’, revisem se a intenção era reuni-las. Evitem agrupar pessoas somente pelo sobrenome: duas famílias distintas podem compartilhá-lo. Para o responsável, confiram os valores aceitos na prévia e revisem qualquer interpretação que não corresponda ao que vocês queriam registrar.

Façam uma revisão prática do formato e dos contatos

A importação aceita CSV, TXT e XLSX, com limite de 5 MB e 5.000 registros. No XLSX, os dados usados precisam estar na primeira aba. Um TXT deve conter os dados organizados em colunas, e não uma conversa copiada com nomes espalhados. Se o arquivo ultrapassar os limites, dividam a lista em partes identificadas e confiram cada resultado antes de continuar.

Mantenham telefones como texto na planilha para preservar a escrita dos números. Confiram código de área e contatos que pertencem a mais de uma pessoa. Usar o mesmo telefone para uma família pode fazer sentido, mas não transforma todos os membros em uma única pessoa. Na prévia, observem também se acentos, títulos de coluna e campos vazios foram interpretados corretamente.

Revisem homônimos sem apagar pessoas diferentes

Um alerta de nome repetido pede conferência, não uma exclusão automática. ‘Mariana Silva’ pode aparecer duas vezes porque a mesma pessoa estava nas listas dos dois, ou porque vocês conhecem duas Marianas. Comparem contato, família e vínculo antes de decidir. Se forem pessoas diferentes, mantenham registros distintos com informação suficiente para reconhecê-las depois.

Não esperem que importar novamente atualize silenciosamente todos os cadastros anteriores. A prévia permite decidir entre adicionar ou ignorar linhas; leiam o resultado antes de confirmar. Para corrigir o telefone de alguém que já está cadastrado, localizem essa pessoa na lista e revisem o registro. Acrescentar outra linha pode criar uma segunda pessoa em vez da correção pretendida.

Confiram a importação como uma entrega concluída

Depois de salvar, comparem a quantidade e alguns nomes do início, meio e fim do arquivo. Verifiquem famílias com mais de uma pessoa, contatos compartilhados e categorias que exigiram mapeamento. Se houver falha parcial, leiam quais linhas entraram. A opção de tentar novamente na mesma janela deve ser usada para os itens pendentes, evitando recomeçar o arquivo inteiro sem conferir o que foi salvo.

Revisem os convites agrupados antes de começar o envio. Uma lista importada ainda não significa que todos receberam convite ou responderam presença. Guardem o arquivo original num local organizado e compartilhem exportações apenas com quem precisa delas. No Caszei, importar e organizar convidados faz parte do Plano Caszei de R$ 20 por mês; criar a conta é gratuito.